Homeoffice? Einfach nicht mehr wegzudenken!

Nachdem das Homeoffice immer populärer wurde, wollten viele Mitarbeiter viel öfters von zu Hause arbeiten oder gar nicht mehr zurück ins Büro. Aber auch die Unternehmen fanden mittlerweile Gefallen an diesem Arbeitsmodell. Bei SAP dürfen zum Beispiel die Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie lieber im Büro oder im Homeoffice arbeiten möchten. Eine Studie der Universität Bochum stellte fest, dass 97 % der Vertriebsziele trotz Lockdown erreicht werden konnten. Zusätzlich erkannten Konzerne wie die Deutsche Bank, dass sie durch Homeoffice immense Immobilienkosten einsparen können. Aus diesem Grund plant die Deutsche Bank einen Drittel ihrer Büroräume in New York loszuwerden – eine Einsparung von fast 600 Mio. Dollar.

Auch wenn das Homeoffice sehr populär geworden ist, müssen Unternehmen und Mitarbeiter sich der Vor- und Nachteile bewusst sein. Was für einen Mitarbeiter eine ideale Lösung ist, muss für den nächsten nicht genauso gut funktionieren. Daher sollten ein paar entscheidende Punkte berücksichtigt werden.

• oft fehlt es an ergonomischen Tischen, Stühle oder geeigneter Beleuchtung, was zu Rücken- und Kopfschmerzen führen kann
• unzureichende Ausstattung: Langsames Internet, es fehlt ein großer Monitor etc.
• Der Homeoffice-Mitarbeiter wird durch die Wohnsituation oft von der Familie unterbrochen oder gestört
• Keine klare Trennung zwischen Freizeit und Arbeitszeit
• Keine ausreichende Wahrnehmung durch Vorgesetzte

Das größte Problem ist hierbei jedoch die mangelnde IT-Sicherheit. Das Arbeiten im Homeoffice stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, da Cyberkriminelle mehr Angriffs-Möglichkeiten bekommen. Eine besondere Schwierigkeit, wenn Mitarbeiter eigene Geräte nutzen, die nicht entsprechend abgesichert sind. Aber auch die Verbindung zwischen Homeoffice und Unternehmensnetzwerk muss geschützt werden.

Was viele Firmen nicht bedenken: Auch ein ungenügendes Mobile Device Management im Unternehmen kann zum Einfallstor für Hacker werden. Wenn aber alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden, kann das Arbeiten von zu Hause viele Vorzüge bieten.

• Mehr Freizeit für den Mitarbeiter, da der Arbeitsweg entfällt
• Einfacher für Menschen, die Familienmitglieder betreuen müssen
• Besser für die Umwelt, da tonnenweise CO₂ eingespart wird
• Weniger Kosten für Unternehmen, da Büros und Möbel entfallen
• Zufriedenere Mitarbeiter, weniger Krankheitsausfälle

Am wichtigsten ist: Homeoffice braucht klare Regeln. Vor allem muss es freiwillig sein. Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Sicherheitsmaßnahmen oder die technische Ausstattung müssen genau definiert werden. Genauso wichtig ist es, dass Arbeitszeit und Freizeit sich nicht vermischen dürfen. Am besten funktioniert aber eine Mischung aus Arbeit im Büro und Homeoffice.

Diese Regelung ist übrigens dann am wirkungsvollsten, wenn sie für das gesamte Unternehmen festgelegt wird – z. B. in Form einer Betriebsvereinbarung, die von der Geschäftsführung und dem Betriebsrat ausgehandelt wird.

Eine der größten Herausforderungen ist die Ausstattung der Mitarbeiter im Homeoffice. Ein guter Laptop als zentrales Arbeitsmittel stellt die Weiche zwischen Frust und Lust im Homeoffice. Gerade am Anfang der Pandemie waren viele Notebooks sowie Desktop-PCs ausverkauft und selbst das Equipment wie Tastaturen, Mäuse oder Kopfhörer mit Mikrofonen waren größtenteils vergriffen.

Doch nicht jedes Notebook ist geeignet für das Homeoffice. Hier sind die wichtigsten Punkte, die bei der Beschaffung eines Notebooks für’s Homeoffice beachtet werden sollten:

• Die Bildschirmgröße: Viele haben im Homeoffice keinen zusätzlichen Monitor an dem sie den Laptop anschließen können. Deshalb ist es wichtig, mindestens eine Displaygröße von 15 bis 17 Zoll zu haben.
• Die Festplatte: Sogenannte Solid-State-Drives (SSD), bzw. Flashspeicher-Festplatten sind zwar sehr populär, aber nicht immer standardmäßig verbaut. Im Vergleich zu den herkömmlichen Hard-Disk-Drives besitzen sie kein mechanisches Laufwerk und sind deshalb um ein Vielfaches schneller, was das Arbeiten enorm erleichtert.
• Größe der Festplatte: Da viele Laptops als Client mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind und nur dort alle Daten zentral ablegt sind, benötigt der Laptop keine große Festplatte. 256 GB bis 512 GB sind vollkommen ausreichend.
• CPU und Memory: Fast alle Laptops besitzen schnelle CPUs. Viel wichtiger ist dagegen der RAM-Speicher, der gebraucht wird, um Programme und Daten zwischenzuspeichern. Dieser sollte zwischen 8 und 16 GB liegen. Vor allem die zusätzlichen Sicherheitsprogramme und Netzwerkverbindungen im Hintergrund benötigen viele Ressourcen und können einen Laptop schnell ausbremsen. Mitarbeiter, die beim Herauf oder Herunterfahren ihres Laptops im Unternehmensnetzwerk eine Viertelstunde warten müssen, sind leider heutzutage immer noch keine Seltenheit.
• Die Grafikkarte: Sofern der Mitarbeiter keine hochauflösenden Videos bearbeitet oder in der Game-Branche ist, lässt sich die Grafikkarte vernachlässigen. Falls ein Mitarbeiter aber zwei oder mehr Monitore anschließen möchte, muss vorher geklärt werden, ob die Grafikkarte dies unterstützt.
• Die richtigen Anschlüsse: Natürlich muss der Laptop genügend Anschlüsse für einen oder mehrere externe Monitore sowie ausreichend USB-Anschlüsse haben. Wer dem Kabelsalat entgehen möchte, sollte überlegen, sich eine Dockingstation anzuschaffen. Hier kann der Laptop einfach und bequem ein- oder ausgestöpselt werden.
  Grundsätzlich gehören zu einer guten Homeoffice-Ausstattung: eine Docking-Station, eine externe Tastatur, eine Computermaus und ein guter Kopfhörer (ggf. Headset). Für Mitarbeiter, die viel mobil arbeiten, empfiehlt sich zudem eine Blickschutzfolie – falls man mal im Café sitzt und nicht möchte, dass andere mitlesen.

Generell empfehlen wir bei der Laptop-Wahl auf die Enterprise-Klasse der Hersteller zu setzen, z. B. Lenovo ThinkPad X1, HP Elitebook/Dragonfly sowie Macbook Air oder Macbook Pro.