Versicherung

Sicherer Komfort für eine Versicherung

iT TOTAL sorgt für die leistungsfähige Hybrid-Umgebung mit Office 365

Ein renommiertes Versicherungsunternehmen mit über 100-jähriger Tradition trat Anfang 2017 mit der Aufgabe an die iT TOTAL AG heran, die komplexe IT-Umgebung für rund 10.000 Mitarbeiter in Deutschland nachhaltig zu modernisieren und zu optimieren. Eine wesentliche Anforderung des Kunden lag darin, ein zentralisiertes, komfortables und sicheres Dokumentenmanagement für die Mitarbeiter in der Cloud zu etablieren.

Wolkenlose Ausgangslage

Bis dato erfolgte die Zusammenarbeit über klassische Ordnerfreigaben oder E-Mails mit Dokumentenanhang. Wenig überraschend führte das bei den Mitarbeitern häufig zu Zweifeln, ob man tatsächlich den aktuellsten Stand mit der letzten Änderung des Kollegen Müller vor sich hatte. Darüber hinaus ließen sich relevante Informationen –

beispielsweise zu neuen Leistungen und Tarifen – nicht ohne Weiteres schnell und gezielt auffinden. IT-bildlich gesprochen, war keine integrative Kommunikationswolke am Datenhimmel zu sehen.

Unter Leitung von Bernd Spieth, dem erfahrenen iT TOTAL-Systemdenker für Microsoft Consulting, entstand ein tragfähiges Konzept für die Nutzung von SharePoint Online. Im Vorfeld erfolgte eine interne Nutzerbefragung, damit die Kundenbedürfnisse in vollem Umfang berücksichtigt werden konnten. Das Konzept umfasst die Bereitstellung von Vorlagen für SharePoint Team- und Projektseiten.

Automatisierte Prozesse

Die Möglichkeit, SharePoint Seiten schnell und sicher über Vorlagen zu erstellen, band man anschließend in das bestehende IT-Service-Management-System des Versicherungsunternehmens ein. Per Antrag über ein Webformular wird den Anwendern jetzt automatisch eine SharePoint Seite in SharePoint Online bereitgestellt.

Die Anforderungen der internen Security- und Compliance-Abteilung erfüllte iT TOTAL mit einer speziellen Webapplikation, die Auswertungen über die bereitgestellten SharePoint Seiten sowie die berechtigten Personen erlaubt. Diese Webanwendung gibt der Security- und Compliance-Abteilung einen schnellen, aussagekräftigen Überblick und sie kann prüfen, ob die Vorgaben eingehalten werden.

Maßgeschneiderte Datenmigration

Im Rahmen dieses groß angelegten Erneuerungsprozesses migrierte man einen Teil des existenten Datenbestandes nach SharePoint Online und OneDrive for Business. Dazu generierte Bernd Spieth mit seinem Team einen Prozess, der die Migration der Daten aus den Bestandssystemen mithilfe von Migrationswerkzeugen dritter Anbieter vollautomatisch durchführt.

Mit den bereits umgesetzten Meilensteinen sind wesentliche Anforderungen innerhalb des weit reichenden Modernisierungsprozesses zur vollsten Zufriedenheit des Kunden erfüllt. Aktuell wird der Einsatz von weiteren Microsoft Office 365-Produkten vorbereitet. Als nächste Schritte stehen die Migration der bestehenden Exchange Umgebung nach Exchange Online sowie der Einsatz von Skype for Business an. Darüber hinaus wird Microsoft Teams als weitere effektive Kooperationsmöglichkeit der Mitarbeiter geprüft.

Dieses Projekt zeigt beispielhaft die Intention von iT TOTAL, im Geschäftsbereich Microsoft Consulting kundengerechte Lösungen mit Mehrwert zu entwerfen und umzusetzen. Zudem werden die Kunden in ihren lokalen Netzwerken sowie bei ihrer Expansion in die Cloud unterstützt. Da können wir Sie versichern.

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